Dette step har til formål at få nedsat en projektgruppe samt tydeliggøre projektgruppedeltagernes roller og ansvar. For at kunne gøre dette, skal der udvælges repræsentanter fra de deltagende partnere, som kan varetage en række forskellige funktioner. Med afsæt i Glade Sunde Børn i Bevægelse anbefaler vi at projektgruppen indeholder: • En projektleder • En eller flere med ansvar for at udvikle og udføre aktiviteter i daginstitutioner • En eller flere med ansvar for at udvikle og udføre aktiviteter i lokalsamfundet • Repræsentanter fra modtagerne af indsatsen (fx pædagoger fra daginstitutionerne og forældre fra et formaliseret forældreråd forankret i lokalområdet). Kan det ikke lade sig gøre at få alle de nævnte til at indgå i projektgruppen, så overvej hvordan I ellers kan inddrage dem i projektet. Det er vigtigt når man indgår i et partnerskab med flere organisationer indover, at der er klarhed over hvilke roller og ansvar hver især har. Det betyder at alle ved hvilke opgaver de har og hvad deres mandat er. PROJEKTLEDER: For at sikre tydelighed omkring ansvar, er det vigtigt, at I fra start får udpeget en projektleder, som har ansvaret for den daglige projektledelse, koordinering og fremdrift af indsatsen. Selvom det er et fælles ansvar, er det i sidste ende projektlederen der skal sørge for at der løbende bliver fulgt op på leverancer, milepæle og mål. PROJEKTMEDARBEJDERE: De projektmedarbejdere som sidder med i projektgruppen med henblik på at udvikle og udføre aktiviteter inden for mad, leg og natur i daginstitutioner og lokalsamfundet har det faglige og praktiske ansvar for udvikling og afprøvning af aktiviteter. De kan fx have ansvaret for at sikre sparring og vidensdeling med modtagerne, men også at tage disse erfaringer og refleksioner med tilbage til projektgruppen for løbende at kunne justere indsatser ud fra lokale behov. De projektmedarbejdere som er repræsentanter fra modtagerne, har dels ansvar for at bidrage til udviklingen af aktiviteter med deres kendskab til lokalområdet og dets behov og muligheder. Derudover skal de som modtager sikre at der er lokal opbakning, fx organisatorisk i institutionerne, og at forudsætningerne for forankring er til stede ude lokalt. Alle projektmedarbejdere har ansvar for rekruttering i projektet og det vil internt skulle afklares hvordan ansvaret skal fordeles. Se værktøj: ‘Aftaledokument* for yderligere detaljer om roller og ansvar. Aftaledokumentet er desuden til for at sikre, at der er fælles enighed om projektets retning og roller og hvor I altid kan vende tilbage til dette dokument i tilfælde af at der opstår udfordringer eller uoverensstemmelser i forhold til nogle opgaver i projektet. Dette er et udkast til hvordan et aftaledokument kan udformes, men I er også meget velkommen til at justere til, afhængig af hvad der er meningsfuldt for jer. PROJEKTGRUPPE: Det er vigtigt, at kernepartnerne mødes jævnligt og koordinerer og planlægger de aktiviteter som skal gennemføres. Jævnlige fysiske møder bidrager i høj grad til at opbygge stærke relationer på tværs af organisationer samt sikre løbende fremdrift og tilpasning af aktiviteter. Projektgruppen kan mødes hvor det passer jer, men vi anbefaler, at det er et sted i det lokalområde, hvor I skal gennemføre aktiviteter, og at møderne afholdes med en fast kadence hver eller hver anden uge eller efter behov. Vi anbefaler at der sendes en dagsorden ud inden hvert møde og at der som minimum skrives beslutningsreferat efter hvert møde. Det kan være en god idé at følge op på referaterne og bruge dem aktivt. OVERVEJ EN STYREGRUPPE: For at sikre et organisatorisk ophæng, kan I overveje at etablere en styregruppe bestående af beslutningstagere fra hver af de deltagende organisationer. Dette kan bidrage til at sikre fælles retning og at beslutninger der kan være svære for projektgruppen at træffe, kan tages på et højere niveau. OVERVEJ EN FØLGEGRUPPE: Afhængigt af omfanget på jeres indsats og behovet for løbende sparring, kan I overveje at etablere en følgegruppe bestående af eksperter, som I kan rådføre jer med i løbet af projektet. Det kan fx være eksperter i udeliv, børneinddragelse, implementering i en institutionskontekst eller lign. På den måde agerer en følgegruppe som en form for sparringspartner og kvalitetssikring. Afhængigt af projektets størrelse og kompleksitet kan det variere, om det er mest meningsfuldt at arbejde alene med en projektgruppe eller om det også giver mening at inddrage en styre- og følgegruppe. Nedenfor finder I en oversigt der illustrerer, hvad de tre grupper typisk bidrager med i et projekt.